発信準備のための電話メモ

電話に向き合う基本姿勢として＜要領よく＞ということが、本当にきちんと理解できていれば、あらかじめ内容や用件のポイントを整理してから受話器を取るという姿勢が当然の事としてしっかりと身についていることになります。

これは日頃の自らの行動において、意識さえすれば簡単にチェックできます。
これからは電話をかけようとするときにまず自己観察を心がけてみてください。

その観察のポイントは＜５Ｗ２Ｈ＞です。日本語にすれば、＜いつ、どこで、誰が、なぜ、何を、どんなふうに、どのくらいの期間や金額で？＞ということになります。この観点で頭の中がすっきり整理されているかどうかの自問自答。
これを受話器を持って、ナンバーを押す前に頭の中で反芻してみます。

但し、もし日頃から電話応対の要領が悪いとすでに周りから言われているようなら、これらを頭の中だけで点検するのではなく、紙に書いて！目に見えるようにして点検をするという基本から始めたほうが有効です。

用件をしっかりと書き出しておけば、いい忘れや、いい間違い、あるいは確認不足などのミスやロスを最小限に留める事が可能になります。

だいたい、どこの職場にも電話用のオリジナルなメモ用紙がありますが、これはかかってきた電話の伝言用のメモというのがほとんどです。

いちいち、全部手書きするのが大変なので、電話のあった日付や時間、あるいは受けた者の名前を書き込むようにフォームが設計されており、相手の方の社名、氏名、連絡先、さらには内容などもよくあるケースがプリントされていて、アタマの部分のレテンで事が足りるような按配なのでとても便利です。

これを逆手にとって、要領よく電話をかけるための発信準備用の電話メモみたいなものを自分用に作ってみては如何でしょうか？

様々な工夫はハンディキャップから生まれると申します。下手ならばこそ、他にはない工夫を生み出せるチャンスとして向き合いたいものです。