不在対応の不思議

電話応対の＜取次ぎ＞においてスンナリと名指し人に代われる場合とそうでない場合の出現率は実際のところどのような具合なのでしょうか？

特に営業系の場合などは朝と晩だけがデスクワークみたいな状況からすれば、昼間に掛かってきた電話にはハナからでれるはずもなく、ほとんどが不在という状況のはず。はたまた管理職の方々はやれ会議、やれ打ち合わせ。やれ出張とこれまた＜不在対応＞の腕を磨かせて頂きやすい実態ばかりです。

そういうデータはおそらくどこにも存在しないとは思いつつ、実際問題としては＜不在対応＞こそが＜取り次ぎ＞の主要テーマではないかと思えるほどです。

つまり今いない人に掛かってきた電話にどう対処するかが、＜取次ぎ＞において問われる以上、そこには心意気だけでない具体的なスキルが求められます。

さて、この対応のアレコレを順次、整理をしていきたいと思いますが、これまでの体験を元に申せば、まず出発点の課題は＜不在理由を述べれば済むと思っていませんか＞という実態にあるのではないかと感じております。

これをよく耳にするありがちな＜不在対応フレーズ＞で検証してみますと
●申し訳ございません、田中はただいま会議中ですが、、、
●恐れ入ります、田中は外出しておりますが、、、
●すみません、田中は出張に出ておりますが、、、、
というような対応の仕方になります。他にも今、いない理由としてはミーティングや昼食休憩や商談、来客、はたまた休暇、究極は辞めました等。

これまでにも何度も取り上げておりますが、多くの不在対応時の電話応対がこのモードに陥りやすく、『だからどうなんだ』が欠落していることに、下手すれば双方が無頓着と言う実態が不思議でなりません。

ちなみに実際の電話を想定してみて、名指し人が上記のいずれかの理由で不在だと告げられた後、貴方なら何とお応えになりますか？