伝言受信機能

『お急ぎでしょうか？』と尋ねて、即座に『いいえ、急いではおりません』とわかりやすく意思表示を下さった場合にも、＜さようでございますか＞と受けることが出来ます。あるいはこんな対応ももちろんあります。

●田中は午前中、外出しておりますが、お急ぎでいらっしゃいますか？
○いいえ、急ぎではありません。
●＜ありがとうございます＞や＜恐れ入ります＞で受け止めて、＜では戻り次第、こちらからご連絡させて頂きます。＞とつなげることも出来ます。

もう少しフランクなタッチならば、＜そうですか＞という反応や＜すみません＞というのもあります。なにせ、声だけが頼りの電話応対だけに、その言い方から相手の反応を探りながら、相応しい言葉を返してゆく技が求められます。

ムッとした様子の声ならば、＜申し訳ございません＞と謝罪の気持ちを込めた言葉が必要になります。アッケラカンと明るい声なら助かります、という気持ちを込めて＜かしこまりました＞とサラリと受けることも出来ます。

声の調子や雰囲気に漂う相手の気分や感情は残念ながら、他の誰にも判断を仰ぐことの出来ない代物であり、今、受話器を通して向き合っている責任をあらためて自覚したい課題ということになります。

あくまでも会話のキャッチボールとして生きた言葉をやり取りするためには、決められた言葉しか使えないのではなく、その時、その場に見合った言葉を自分流に紡ぎ出すと決意することが大切な要素のひとつかも知れません。

さらにここで、主体的な電話応対への取り組みをもう一歩発展させるために、意識したいのが積極的な＜伝言受信機能＞です。

『もし、よろしければご伝言を承りますが？』という言葉に溢れる前向きさ加減は＜不在対応＞において、最も重要な姿勢ではないでしょうか！