復唱はメモを見て！

ちなみに、その都度、尋ねていく＜小返しテクニック＞は悪気ない勘違いや思い込みからの言い間違いを発見しやすい有効な技でもあります。

たとえば、こんな感じになります。
●来週の火曜日の打ち合わせの時間変更なのですが、、、
○来週の火曜日と申しますと、4月の10日でよろしいですね？
●えっ、10日じゃなくて11日ですよ。あれ、水曜か、失礼。水曜でした、、、

曜日は結構、危険な代物なので、鵜呑みにせずに正確な日に置き換えます。
また時間に関しては、午前午後の言い回しの中で、十五時なのか、五時なのか。あるいは一時や七時、六時や九時も間違いやすい表現です。

業界チックに＜朝イチ＞などという言い回しや＜午後二＞になどと言われたら、＜小返し＞で声に出しながら、頼りになる先輩に眼で問いかけます。先輩はそれは9時！と両手で９の数字を作って見せるというような連携プレイになればしめたものです。それを見ながら＜朝イチと申しますと、午前9時でよろしいでしょうか？＞としっかりとした投げかけができることになります。

これを手元のメモ用紙にどんなに字が汚くても良いので必ず書き取ります。
もちろん書くのはポイントのみ。＜11日、朝9、打ち合わせ、変更＞あたりの文字が書けていれば、どんな書き方であろうと十分です。

何より大切なのはこの手元メモを見て、伝言内容を復唱することにあります。
この季節は基本の再徹底のつもりでそこそこのベテラン社員もぜひ、この点に注意を払ってみてください。いつのまにか気付いたら、書くことがおろそかになり、仕事に慣れた分、今、聞き取った内容をアタマで記憶して、それを復唱したりしていませんか？

ミスの無い伝言のためには、書いたものを眼で見て復唱する、これが基本です。

記憶の復唱の怖さは電話を切った直後に別の電話が立て続けに掛かってきた折などに伝言漏れとしてトラブルの種になることを肝に銘じて基本の徹底を！