信頼を育む基本

しっかりした電話応対のための基本動作の徹底検証として、この季節限定で取り組みたいのが伝言受信後、＜手元メモを見て復唱しているか＞を職場の常識行動として点検してみてください。先輩も後輩もぜひ、お互い様にちゃんと書いたものを眼で追いながら復唱しているかどうかを注意深く観察を！

なぜならば、いつ如何なる時にも、ミスを発生させない覚悟を裏づける動作としての＜見て復唱＞は意外にも実践されていないことが多いからです。

むしろ、いつのまにか、メモらなくても復唱できるほうがベテランらしくて良いような間違った認識になっている傾向すら見受けられます。

安全を守る動作が一見、退屈でどれほど愚直に見えても、それは日々徹底されなければならない重要な課題であるように、信頼につながる基本動作として復唱は伝言メモを見て行う！これをぜひ職場で再徹底させたいものです。

そのメモを見ながら、行う復唱の定番フレーズとしては
＜それでは復唱いたします。△△△●●●、以上でよろしいでしょうか＞
となります。または＜では繰り返します＞も一般的なフレーズです。

更に続けて＜私、○○が承りました、●●に申し伝えます、お電話ありがとうございました＞と言えれば安心感も一層増します。

伝言内容を聞き取った以上、その内容を復唱するのは信頼を培うビジネスマナーとして当然の義務と認識したいものです。
時折、伝言を聞いてくれるまではよかったものの、聞いた後の対応がただ『わかりました』としか返されないケースではいささか不安になるのが本音です。

伝言を受けた責任者としてその内容を簡潔に復唱し、最後に＜自分の名前を名乗る＞ことも当然のことなのに、これまた案外疎かです。しかもそれはせっかく名前を覚えて頂けるラッキーなチャンスの放棄でもあります！大いに反省。