アポイントメントの心得

おもてなしを供する側だけでなく享受する側にも当然、求められるマナーがあります。今週はそんなあたりを＜訪問＞の際の課題として整理してまいります。

ビジネスにおいてもプライベートでも、訪問の前提はアポイントメント＜面会の約束＞を取ることになります。昨今は電話以外にもメールで連絡を取り合うことも増えていますが、手段はともかく、この時に最も注意したいのは相手のご都合を伺うことがアポイントメントの最重要課題という点です。

つい、うっかりするとこちらの都合を何も聞かずに、『某月某日、午後の3時に伺いたいのですが？』と至って自分中心の指示命令のような問い合わせメールが届いたりします。よくよく知っている間柄ならいざ知らず、一般的にはこれではマナー違反に該当すると心得ておきたいものです。

訪問に際しての希望日時はある程度、算段して具体的には３，４案を用意しておかなければなりませんが、まずは先方のご都合を伺うことが優先されます。

たとえば、『○○の件でご相談させて頂きたいのですが、ご都合の良い日時をお聞かせ願えますでしょうか？』であったり、『○○の件でお時間を頂戴したいのですが、、、？』というような言い回しになります。

＜自分のための時間＞を相手にわざわざ捻出して貰うという考え方に立てば、当然の姿勢であり、これがなければ、対人関係は見事にギクシャクしたものとなります。反対にビジネスの場合もプライベートでもこの視点を忘れなければ、気持ちの良い約束の取り付けが出来る体質が身につくことになります。

またアポイントメントのタイミングは早ければ早いに越したことはありませんが、あまりに待機期間が長すぎる場合は途中確認を入れたり、約束の数日前に再度連絡を入れるなどの配慮があれば申し分ありません。

ビジネスライクなアポイントメントにあっても、こうした心がけがあればこそ感じの良さが設計されると強く自覚して臨みたいものです。